دستورالعمل جامع مدیریت، بازدید و پشتیبانی فروشگاههای اشتراکی کتمپ
هدف این سند: تبیین دقیق وظایف، فرآیندها و استانداردهای مرتبط با مدیریت و بازدید از فروشگاههای اشتراکی، نحوه چیدمان استندها، آمارگیری موجودی و رفع خطاهای فنی. محدوده اجرا: تمام هاستلها، کافهها، فروشگاههای پوشاک و آموزشگاههای هنری که استند محصولات کتمپ به صورت اشتراکی در آنها مستقر است.
۱. تعریف فروشگاه اشتراکی و تفکیک وظایف
ماهیت لوکیشنها: این فروشگاهها معمولاً کتابفروشی یا آرتشاپ نیستند؛ زیرا این مراکز خود محصولات مشابهی عرضه میکنند. لوکیشنهای اشتراکی کتمپ عمدتاً شامل هاستلها، کافهها، مغازههای لباس یا آموزشگاههای هنری میشوند.
وظایف طرفین: این مجموعهها صرفاً یک فضا (به عنوان میزبان) در اختیار ما قرار میدهند تا استند و محصولات کتمپ را پرزنت کنیم. تمام امور مربوط به فروش، انبارداری، چیدمان، مسئولیت موجودی و فاکتورها کاملاً بر عهده تیم کتمپ است و مجموعه میزبان هیچ دخالتی در این فرآیندها ندارد.
۲. فرآیند خرید و فروش
مشتری پس از مراجعه به محل، محصول مورد نظر خود را به صورت مستقیم از روی استند کتمپ انتخاب میکند.
تراکنش مالی و پرداخت وجه فقط از طریق دستگاه پوز اختصاصی کتمپ که در آن فروشگاه مستقر شده است انجام میشود.
وظیفه تیم کتمپ این است که موجودی استند را به صورت مداوم بررسی کرده و در صورت نیاز، در سریعترین زمان ممکن نسبت به شارژ مجدد کالاها اقدام کند.
۳. فرآیند مرجوعی کالا
با توجه به اینکه مشتری کالا را به صورت حضوری رویت و انتخاب میکند، آمار مرجوعی بسیار پایین است. اما در صورت بروز موارد استثنایی، روال کار حداکثر ظرف مدت ۲۴ ساعت به شرح زیر اجرا میشود: ۱. مشتری کالا را به صندوق فروشگاه میزبان تحویل میدهد. ۲. صندوقدار مجموعه میزبان به تیم کتمپ اطلاعرسانی کرده و شماره کارت مشتری را دریافت میکند. ۳. درخواست مرجوعی در سیستم کتمپ ثبت میشود. ۴. واحد مالی کتمپ وجه را به حساب مشتری برگشت میزند. ۵. عکس فیش واریزی در «گروه فروشگاههای اشتراکی» ارسال میشود تا هماهنگی نهایی احراز گردد.
۴. اقدامات و الزامات پیش از بازدید
بهترین زمان بازدید: بازدیدهای هفتگی را در ساعات کمتردد (صبح یا اواسط بعدازظهر) هماهنگ کنید تا پرسنل مجموعه میزبان وقت و تمرکز کافی برای همکاری داشته باشند.
وضعیت اینترنت و آنتندهی: برخی از لوکیشنها (مانند کافه رولن پاسداران) در فضای داخلی فاقد آنتندهی و اینترنت هستند. بنابراین پیش از ورود به شعبه، اطلاعات و لیستهای مورد نیاز را به صورت آفلاین روی دستگاه خود ذخیره کنید.
ابزارهای ضروری همراه:
پیچگوشتی و انبردست (جهت جابجایی رگالها و هنگرهای بدقلق).
تعدادی هنگر اضافه.
لیست قیمتهای جدید و برگه ثبت آمار.
۵. اصول و استانداردهای چیدمان استند
رعایت خط مرزی (Border): حاشیه و مرز دور تا دور استند باید کاملاً خالی باشد. هیچ محصولی نباید روی این خطوط قرار گیرد تا مرز استند به صورت واضح مشخص باشد.
چیدمان مهندسی هنگرها: با شمارش پانچهای استند، رگالها را به گونهای توزیع کنید که فاصلههای افقی و عمودی در حد یک خطِ پانچ باشد تا محصولات روی یکدیگر نیفتند. چیدمان باید بر اساس سایز و ابعاد کالاها تنظیم شود.
حریم آینه: هیچ محصولی نباید فضای آینه روی استند را اشغال کند. تصویر آینه باید کاملاً واضح و بدون مانع باشد.
ظرفیت استاندارد هر هنگر: جهت جلوگیری از سنگینی و آشفتگی بصری، ظرفیتهای زیر را رعایت کنید:
مگنت و جاکلیدی: حداکثر ۶ عدد در هر هنگر.
استیکرها: چیدمان به گونهای باشد که ظاهر کار شلوغ و متراکم به نظر نرسد.
نکته: در صورت بالا بودن موجودی یک کالا، آن را روی چند هنگر تقسیم کنید (به عنوان مثال، ۱۰ عدد جاکلیدی مشابه را در دو هنگر ۵ تایی قرار دهید).
کالاهای نامتقارن: اگر محصولی به دلیل ابعاد خاص خود باعث نامرتب شدن چیدمان میشود و تعداد کمی از آن باقی مانده است، آن را جمعآوری کرده و به انبار مرجوع کنید.
۶. فرآیند شمارش موجودی و آمارگیری
تفکیک بر اساس نوع: محصولات را به صورت دستهبندی شده از روی هنگر برداشته و بشمارید (به عنوان مثال: ابتدا کلیه جاکلیدیها، سپس مگنتها و به همین ترتیب ادامه دهید).
مدیریت فضای کار: جهت جلوگیری از تداخل اقلام، کالاهای شمارششده را پس از بازخوانی و اطمینان از عدد نهایی، با فاصله از سایر اقلام قرار دهید.
رفع مغایرتهای آماری: تعداد فیزیکی را با عدد ثبتشده در کاغذ مقایسه کنید. در صورت وجود مغایرت، شمارش را به صورت جزئیتر انجام دهید (به عنوان مثال، جاکلیدی طرح خروس را از طرح پیکان جدا کرده، تکتک بشمارید و به آمار اضافه کنید تا منشأ خطا مشخص شود).
نحوه ثبت در لیست:
کالاهای دارای کد ساختاری باید حتماً با «کد کالا» ثبت شوند.
کالاهای بدون کد (مانند جاکلیدی، مگنت، برچسب برجسته) با «نام خود کالا» ثبت میشوند.
در صورت مواجهه با محصول ناشناخته، مشخصات ظاهری آن را به صورت دقیق توصیف و ثبت کنید (مثال: ۲ عدد برچسب رترو شماره ۱۰، ۱ عدد جاکلیدی برج آزادی).
۷. چکلیست نهایی پیش از خروج از شعبه
لیست قیمت: قیمتهای جدید را در کنار استند بررسی و بهروزرسانی کنید.
سلامت فیزیکی استند: هدر، استندهای رومیزی و بدنه را به طور کامل بررسی کرده و در صورت مشاهده هرگونه شکستگی یا آسیب، فوراً گزارش دهید.
تست فنی دستگاه پوز: این مورد مستقیماً بر میزان فروش تاثیرگذار است. حتماً با یک کارت بانکی تراکنشی با مبلغ خرد انجام دهید تا از سلامت دستگاه پوز و شارژر آن اطمینان حاصل کنید. در صورت بروز هرگونه خطا، طبق دستورالعمل بخش پشتیبانی اقدام نمایید.
۸. دستورالعمل عیبیابی و پشتیبانی دستگاههای کارتخوان (POS)
شناسایی پشتیبان دستگاه
در صورت بروز هرگونه مشکل فنی یا مالی، ابتدا از روی بدنه دستگاه یا اطلاعات سیستم، شرکت پشتیبان را مشخص کنید. بیشتر کارتخوانهای مجموعه متعلق به پرداخت نوین آرین (پیاستار) یا پاسارگاد هستند.
پشتیبانی پیاستار (Paystar): ارسال پیام به آیدی تلگرام PaystarMarketSup@ و شرح کامل مشکل.
پشتیبانی پاسارگاد: تماس با شماره تلفن 02123505 و ارتباط با اپراتور.
رفع مغایرتهای مالی: تماس با شماره تلفن 02148006.
مشکلات فنی قابل حل در فروشگاه
برخی از خطاهای جزئی نیازی به تماس با پشتیبان ندارند و باید توسط شخص بازدیدکننده یا پرسنل فروشگاه برطرف شوند:
مشکلات فیزیکی و مکانیکی: مانند جاگذاری اشتباه کاغذ رسید یا اتمام رول کاغذ.
خطای تمدید حق اشتراک: در صورت اعلام پشتیبان مبنی بر اتمام اشتراک دستگاه، باید مبلغ ۲,۱۰۳ تومان را از طریق خود دستگاه پوز بکشید تا سرویس مجدداً فعال گردد.
راهنمای رفع خطای تراکنش ناموفق (کد ۹۹ / ۰۳) - کارتخوان پرداخت نوین مدل M3P
برای رفع این خطا، مراحل زیر را به ترتیب روی دستگاه اجرا کنید: ۱. روی صفحه نمایش، آیکون چرخدنده (تنظیمات) را لمس کنید. ۲. گزینه تنظیمات سرپرست را انتخاب کنید. ۳. رمز ورود را وارد کنید. (این رمز روی برچسب پشت دستگاه چسبانده شده است؛ در صورت عدم وجود، آن را از پشتیبان دستگاه جویا شوید). ۴. ابتدا گزینه جمعآوری را بزنید. ۵. سپس گزینه پیکربندی را انتخاب کنید و منتظر بمانید تا عملیات با موفقیت انجام شده و رسید آن چاپ شود.
نکته مهم: اگر در مرحله پیکربندی با خطای ۰۳ مواجه شدید، موضوع را به پشتیبانی اطلاع دهید تا «دریافت کلید سامانهای» را برای دستگاه شما فعال کنند.