مسئول بخش عملیات و سفارشات: سپیده
سپیده مسئول مدیریت ارتباطات با مشتریها و تولیدکنندههاست و روند ثبت سفارش، آمادهسازی فایلها، هماهنگی با تولیدکننده و کنترل کیفی نهایی رو از ابتدا تا آمادهسازی برای ارسال پیگیری میکنه.
مسئولیتها و وظایف اصلی
- دریافت سفارش و مشاوره اولیه
- مشتری از طریق تلگرام، اینستاگرام یا تماس با تیم ارتباط برقرار میکنه.
- سپیده اطلاعات موردنیاز رو از مشتری میگیره: نوع محصول، تعداد، بودجه، زمانبندی و هدف استفاده.
- پس از بررسی نیازها، پیشنهاد مناسب از نظر کیفیت، هزینه و زمان ارائه میشه.
- بررسی فایلها و آمادهسازی برای چاپ
- پیش از ارسال فایلها برای تولید، سپیده فایلهای طراحی مشتری رو از نظر فنی و کیفیت چاپ بررسی میکنه تا مشکلی در چاپ نهایی پیش نیاد.
- انتخاب و هماهنگی با تولیدکننده (Supplier Management)
- پس از تأیید طرح، سپیده تولیدکنندهی مناسب رو بر اساس نوع محصول انتخاب میکنه و با او در مورد زمانبندی، قیمت و جزئیات فنی هماهنگ میشه.
- در صورت تأیید مشتری، سفارش به مرحلهی تولید میره.
- پیگیری تولید و کنترل کیفی (QC)
- سپیده از لحظهی شروع تولید تا تحویل نهایی محصول روند رو پیگیری میکنه.
- پس از اعلام آماده بودن کار، کنترل کیفی اولیه توسط سپیده انجام میشه تا از صحت چاپ و تعداد مطمئن باشه.
- در صورت وجود ایراد، اصلاح توسط تولیدکننده هماهنگ میشه.
- هماهنگی با لجستیک و بستهبندی
- از مرحلهی تأیید نهایی محصول، سفارش به بخش بستهبندی و لجستیک پرینتیا منتقل میشه.
- در این بخش (آزمایشی با حضور آقای پناهی) روند بستهبندی و ارسال مدیریت میشه.
- سپیده از طریق سوپرگروه لجستیک پرینتیا با نیروی لجستیک هماهنگ میشه.
- گروه لجستیک شامل تاپیکهایی مثل:
- آدرسها و برنامه پیکها: سپیده از روز قبل برنامهی ارسال روز بعد رو تنظیم میکنه.
- آماده ارسالها: تیم لجستیک پس از دریافت سفارش از تولید، کنترل کیفی نهایی و بستهبندی رو انجام میده و برای ارسال با تیم ارتباط با مشتری هماهنگ میکنه.
- اگر ارسال داخل تهران باشه، تحویل توسط پیک موتوری انجام میشه.
- پیگیری بازخورد مشتری
- پس از ارسال، سپیده با تیم ارتباط با مشتری هماهنگ میکنه تا بازخورد نهایی گرفته بشه.
- در صورت بروز مشکل، با تولیدکننده یا لجستیک هماهنگی لازم برای رفع اون انجام میشه.
ابزارها و روشها
- ارتباط با مشتریان و تولیدکنندگان: تلگرام و گروههای عملیاتی
- مدیریت لجستیک و ارسال: سوپرگروه لجستیک پرینتیا
- ثبت و پیگیری سفارشات: CRM و پنل مدیریت سایت
- مدیریت پرداختها: Courseline و سیستم مالی داخلی
- نظارت بر کیفیت و چاپ: ارتباط مستقیم با تولیدکننده
- ابزار طراحی: Corel, Photoshop, Illustrator
معیارهای موفقیت
- رضایت مشتری در اولویت بالاتر از سود مالی
- نظم در ثبت و پیگیری سفارشات
- کیفیت نهایی چاپ و بستهبندی
هماهنگی مؤثر میان عملیات، لجستیک و تیم ارتباط با مشتری
ارتباط با سایر بخشها
- CRM: برای ثبت اطلاعات سفارش و مشتری
- مالی: جهت پرداختها و تسویهحساب
- تولید: برای بررسی مراحل تولید و اصلاحات
- لجستیک: برای هماهنگی بستهبندی و ارسال
- ارتباط با مشتری (PYM JBZ): برای هماهنگی زمان و نحوه ارسال
چالشها و مشکلات رایج
- تأخیر مشتری در پرداخت یا ارسال فایلهای طراحی
- بدقولی یا تأخیر تولیدکنندگان
- هماهنگی بین بخشهای دورکار و لجستیک حضوری
- ایراد در چاپ یا بستهبندی
- سفارشات فوری و خارج از برنامه (Last-minute orders)