مسئول بخش مالی : شایلین
شایلین مسئول بخش مالی و تمام کارهای مربوط به مدیریت اون بخش هست.
وظایف روزانه بخش مالی
- بررسی و تطبیق واریزیها و برداشتها بین بانک و سایت
- ثبت فاکتورها و رسیدها در سیستم
- چک کردن موجودی کارتهای تنخواه و بروزرسانی آن
- پاسخ به درخواستهای واریزی از سوی تیمهای داخلی (مثل کتمپ یا CRM)، در صورت نیاز و طبق اولویت پیگیری پرداختهای مشتریان
ارتباط با بخشهای دیگه
بخش مالی تقریبا با همهی تیمها در ارتباطه، اما بیشترین تعاملش با تیم فروش و تیم CRM.
در ارتباط با تیم فروش، وظیفهی بخش مالی پیگیری واریزی فروشگاههای اشتراکی و همکارهاست — یعنی بررسی اینکه آیا تسویهها انجام شده یا نه.
از طرف دیگه، تیم CRM برای مشتریهای پرینتیا با بخش مالی در ارتباطه؛ مثلا وقتی مشتری پرداختی داره یا باید برای تولیدکنندهها مبلغی واریز بشه، هماهنگیها از این مسیر انجام میگیره.
در کنار اینها، هر زمان که سایر تیمها مثل مارکتینگ یا انبار درخواست مالی ثبت کنن، ارتباط موردی با اونها هم ایجاد میشه.
چالشها و مشکلات رایج
گاهی بچهها فاکتور یا رسید واریزی رو کامل نمیفرستن.
مشکلات مربوط به ثبت دقیق برداشتها و واریزیها بین بانک و سایت.
اگه درخواست واریزی به درستی ثبت نشه، ممکنه پرداختها تاخیر داشته باشه.
موجودی کارتهای تنخواه باید همیشه چک بشه تا کسری پیش نیاد.
فرایند فاکتورها و مرجوعی
فاکتورها باید رسمی باشن تا هزینهها قابل پیگیری باشن و مالیات درست اعمال بشه.
پرداخت اولیه توسط فروشگاه یا مشتری انجام میشه، سپس فاکتور توی سایت ثبت میشه و با رسید واریزی مطابقت داده میشه.
در صورت نیاز به مرجوعی، تا زمانی که محصول برای تولید نرفته باشه، امکان برگشت وجه وجود داره.
هر فاکتور بعد از واریز قابل ادیت نیست؛ حتی اگر مشتری بخواد فقط بخشی از مبلغ رو پس بگیره.
در چنین مواردی، بهجای ویرایش فاکتور اصلی، باید فاکتور مرجوعی جداگانه در سامانه ثبت بشه تا مبلغ مرجوعشده بهصورت رسمی و دقیق قابل پیگیری باشه.
ابزارها و نرمافزارهای مدیریت مالی
گوگل شیت برای ثبت و کنترل پرداختها و تنخواهها.
سیستم خود سایت کتمپ.
متابیس برای گزارشگیری و بررسی دقیق دادهها.
پرسلاین.
پرسلاین چیه؟
پرسلاین یکی از ابزارهای اصلی بخش مالیه و تمام درخواستهای واریزی از طریق اون ثبت میشن.
هیچ پرداختی خارج از پرسلاین انجام نمیشه تا همهی تراکنشها شفاف، قابل پیگیری و منظم باشن.درخواستهایی که در پرسلاین ثبت میشن، ممکنه برای موارد مختلفی باشن؛ مثل پرداخت به ساپلایر، خرید وسایل مورد نیاز دفتر (مثل آب معدنی یا خوراکی)، یا هزینههای مربوط به پروژههای خاص.
افرادی که تنخواه دارن، فقط برای هزینههای مشخصشده مجاز به خرج کردن هستن.
اگر بخوان خارج از اون محدوده هزینهای انجام بدن، باید حتما درخواستشون رو در پرسلاین ثبت کنن تا پرداخت رسمی انجام بشه.
نکات مهم هنگام ثبت درخواست در پرسلاین
- مبلغ حتما به ریال وارد بشه.
- شماره کارت و شبا به انگلیسی ثبت بشه.
- اگر چند آیتم وجود داره، مبلغ هر کدوم جداگانه نوشته بشه.
- برای سفارش خاص، شماره فاکتور حتما نوشته بشه و اسم یا فامیل سفارشدهنده نیاد.
- اگر احتمال تاخیر در واریز وجود داره، حتما در توضیحات ذکر بشه.
پیگیری همهی درخواستهای پرسلاین توسط بخش مالی انجام میشه
و تا زمان واریز نهایی، هر درخواست در وضعیت بررسی باقی میمونه تا مطمئن بشیم پرداختها دقیق، کامل و بدون خطا انجام شدهن.
گزارشدهی و جلسات
جلسه هفتگی با مدیر مالی برای بررسی فاکتورها و تراکنشها.
جلسه هفتگی با مدیر فروش برای پیگیری واریزی فروشگاهها.
جلسه هفتگی با تیم پرینتیا برای چک کردن وضعیت پرداختها و پیگیری مشتریان.